Para que una organización alcance la certificación bajo un estándar ISO vamos a dividir este proceso en dos etapas:
- Implementación: Para dar un alcance general vamos a subdividir esta etapa en 4 sub etapas.
- Diseño: En esta sub etapa se concibe la estructura del sistema de gestión, se redactan, revisan y aprueban todos los documentos, políticas y procedimientos que serán necesarios implementar en la siguiente etapa a fin de poder dar cumplimiento a todo el estándar.
- Implementación: En esta sub etapa se pone en marcha todos los procedimientos y políticas que han sido diseñados previamente, usualmente en esta etapa se realizan gran cantidad de actividades formativas o de sensibilización y capacitación de los colaboradores con el objetivo de lograr un sistema de gestión independiente y funcional.
- Medición: En esta sub etapa se deberá medir en qué nivel del sistema de gestión ha sido implementado y si es capaz de alcanzar los objetivos. La actividad principal de esta etapa es la Auditoria Interna.
- Mejora: En esta sub etapa básicamente se revisarán y analizarán los logros y fallas de todo el ciclo y se pautarán las mejoras para los siguientes periodos. La actividad principal en esta sub etapa es el proceso de revisión por la dirección, la misma que tendrá una duración que dependerá del compromiso de la organización, de la ejecución de todas las actividades, el tamaño y alcance de la implementación del Sistema de Gestión.
Una vez culminada esta etapa la organización debe coordinar la selección de la empresa certificadora que cumpla con los estándares requeridos internacionalmente.
- Certificación: Una vez elegida la empresa certificadora, se procede a agendar las fechas para las auditorias de certificación. La certificación en sí es un proceso corto, que suele durar unos cuantos días (días-auditor) y que está dividido en 2 etapas o fases:
- Fase I. El auditor verificará que el diseño del sistema de gestión cumpla con lo requerido por el estándar ISO a certificar, esta fase se caracteriza por ser principalmente documentaria.
En caso de registrarse hallazgos estos deberán ser subsanados antes de continuar a la siguiente fase.
- Fase II. Esta es la etapa de mayor importancia ya que el o los auditores verificarán que los documentos presentados en la Fase I estén correctamente implementados, así mismo se aseguraran, mediante entrevistas y revisión a profundidad de documentos, que los colaboradores realmente conozcan sus responsabilidades y que ejecuten los procedimientos tal y como se han diseñado y visualizado en la fase documentaria. Si los auditores tienen evidencia suficiente para asegurar que el sistema de gestión ha sido implementado correctamente y que se alcanzan los objetivos del mismo, se procede con la recomendación de la organización para la certificación.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN
ETAPA I: “Implementación”
- Diseño
- Implementación
- Seguimiento
- Mejora
ETAPA II : “Certificación”
- Selección de certificadora
- Auditoria fase I
- Auditoria fase II
IMPORTANTE:
- Para definir el alcance la organización debe entender que se certifican procesos no productos por ende debe definir claramente los procesos que estén comprendidos dentro del Sistema de Gestión, algunos puntos importantes a considerar:
- El alcance es o son los procesos que la organización realiza.
- El alcance es lo que literalmente se redactará en el certificado a obtener.
- La organización no puede solicitar que el alcance abarque procesos que no realiza.
- La empresa certificadora validará que el alcance solicitado corresponda a la realidad, así mismo es facultad del auditor modificar el alcance para que tenga mayor precisión a la realidad.
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